Praktisk
information
Ved leje af Tranekaer Center
Her finder du de vigtigste informationer om at afholde et arrangement på Tranekaer Center.
Vi har samlet det praktiske ét sted, så du nemt kan få overblik over opholdet, betaling, faciliteter og rammerne på stedet.
Har du spørgsmål undervejs, er du altid velkommen til at tage kontakt – vi hjælper gerne.
Se også vores priser her.
Depositum og Deltagerantal
Betalingsbetingelser
Som arrangør er du økonomisk ansvarlig for projektet.
Depositum
Depositum afregnes ved booking: 5.000 DKK. (10.000 DKK ved mere end 7 dages booking)
3 måneder inden afholdelse af arrangement, afregnes depositum 50% af lejen for selve stedet.
6 uger inden afholdelse af arrangement, afregnes depositum 50% af anslået forplejning og værelser.
8 dage efter afholdelse afregnes restbeløbet.
Hvis Centeret står for billetsalget:
Har du samme økonomiske ansvar som arrangør.
Ved billetsalg via Centeret erstattes løbende betalinger af en tilsvarende økonomisk binding via billetindtægterne.
Billetindtægter betragtes som arrangørens depositum og er bundet i Centeret frem til endelig afregning efter afholdelse.
Her tillægges et administrationsgebyr fra centeret på 200 DKK pr. billet. Dette dækker opsætning, betalingshåndtering og løbende administration.
Efter arrangementet er afholdt, sender du en faktura på dit honorar, svarende til det økonomiske resultat efter fradrag af Centerets omkostninger i henhold til aftalen, som udbetales i løbet af 14 dage fra modtagelse.
Depositum refunderes ikke ved afbud.
Ændringer i deltagerantal
Arrangementer planlægges ud fra det aftalte deltagerantal. Hvis det faktiske antal ændrer sig, indgår vi altid i dialog om situationen.
Leje af stedet er uafhængig af deltagerantal, mens forplejning og eventuelle tilkøb tilpasses efter det faktiske antal deltagere.
Senest 30 dage før afholdelse
Ved besked senest 30 dage før kan deltagerantallet justeres. Forplejning og øvrige variable omkostninger tilpasses herefter det opdaterede antal.
14–29 dage før afholdelse
I denne periode tilpasses ændringer så vidt muligt i dialog. Prisen for forplejning og tilkøb fastlægges ud fra det opdaterede deltagerantal og allerede igangsatte forberedelser.
Mindre end 14 dage før afholdelse
Ved ændringer meddelt mindre end 14 dage før afholdelse fastholdes prisen på forplejning og øvrige tilkøb ud fra det senest aftalte deltagerantal.
Ved flere deltagere aftales tillæg pr. ekstra deltager, såfremt kapaciteten tillader det.
Vores tilgang
Vores tilgang bygger på dialog, fleksibilitet og gennemsigtighed, så rammerne opleves klare og trygge for både arrangør og center.
————————————————————-
Aflysning & refusion – FAQ for arrangører
Forpligtelser ved aflysning
Ved aflysning har arrangøren uændrede økonomiske forpligtelser i henhold til de aftalte betalings-, bindings- og aflysningsvilkår.
Hvad sker der med deltagernes billetter ved aflysning?
Alle deltagere får deres billet refunderet fuldt ud. Refusionen håndteres af Centeret.
Gælder dette også ved sygdom?
Ja. Ved sygdom hos underviser gælder samme aflysningsvilkår. Centeret indgår gerne i dialog om flytning til ny dato eller erstatningsunderviser, hvor det er muligt.
Hvad hvis Centeret aflyser arrangementet?
Ved aflysning initieret af Centeret pålægges underviseren ingen økonomisk forpligtelser.
Billetsalg varetaget af arrangøren
Når arrangøren selv står for billetsalget, er arrangøren fuldt ansvarlig for salg, vilkår og refusion af billetter over for deltagerne.Centeret har i disse tilfælde ingen økonomisk forpligtelse over for deltagerne i forbindelse med billetkøb eller refusion.
Eventuelle krav fra deltagere som følge af manglende refusion påhviler arrangøren og kan ikke rettes mod Centeret.
Praktisk info under opholdet
Varme
Du er selv ansvarlig for at skrue op og ned for varmen i teltet, salen etc.
Check-in
Du er selv ansvarlig for at modtage deltagerne i check-in tidsrummet og vise dem til rette.
Salg af varer
Du er velkommen til at medbringe dine egne eller andres varer til at sælge på stedet, som f.eks. bøger, olier, kunst, smykker og beklædning.
Spisetider
Hvis du benytter vores køkkenpersonale.
Så vil vi gerne være fleksible med spisetiderne - og samtidig bliver der lagt en stor indsats for at maden er varm og frisk når den serveres. Ligesom vi respekterer at vores medarbejdere skal have fri som der nu er planlagt i deres skema. Derfor er det helt okay at flytte spisetiderne et kvarter på selve dagen. I nogle tilfælde kan den også strækkes op til 30 minutter. Så får du brug for at flytte spisetiden - spørg da i køkkenet så tidligt som muligt.
Faciliteter
Faciliteter kan hentes på depoterne. Se udvalget her
Sarte tekstiler som vores backjack stole, hvide yogaudstyr, tæpper og pøller må kun benyttes indenfor. Ikke i teltene eller udendørs. Spørg personalet hvis du er i tvivl.
Oprydning
Ting efterlades samme sted som I fandt dem.
F.eks. rekvisitter fra depoterne. Medmindre andet aftales.
Yoga måtter rengøres inden de sættes på depotet.
Der er rengøring spray til rådighed på centeret.
Rengøring
Vores personale rengør centeret inden ankomst.
Vores personale rengør løbende toiletterne og spisesalen på Sukkerfabrikken under arrangementet.
Toiletter og fælles arealer i andre bygninger er I selv ansvarlige for under kurset.
I står selv for at rengøre workshop rummene løbende under arrangementet.
Vores personale rengør alle lokaler i alle bygninger efter arrangementet.
Ild
Du er ansvarlig for enhver form for ild. Uanset om det er små fyrfadslys indenfor eller et stort bål udenfor. Der tændes kun ild efter aftale med dig - ligesom du er ansvarlig for at disse ikke efterlades uden opsyn.
Bål er kun tilladt ved bålpladsen - og skal ske i bålfadet. Ikke direkte på jorden.
Det er okay at forlade et lille bål med gløder. Bål med flammer skal slukkes inden det forlades.
I tørke perioder - Husk da altid at tjekke myndighederne eventuelle brand forbud da disse skal overholdes, af hensyn til sikkerheden på centeret.
Ændringer
Hvis der sker ændringer i ugen op til arrangementet, omkring ankomsttid eller andet - kontakter du Sukkerfabrikken direkte via telefon. Da vi ikke nødvendigvis når at tjekke e-mails. Se “kontakt” øverst i menuen på siden her.
Spørgsmål under arrangementet
Har du spørgsmål under arrangementet, er du altid velkommen til at tage kontakt.
Kontakten til centeret sker primært via køkkenet eller ved at ringe på hovednummeret.
For at skabe ro under arrangementet går deltagere som udgangspunkt til underviseren eller assistenten, som tager kontakt til personalet.
Betingelser
Disse betingelser er med til at sikre gode rammer for arrangementer på Tranekaer Center og skabe klarhed om ansvar, hensyn og praktiske forhold.
Tape
Gaffa tape må ikke anvendes indendørs på vægge, lofter, gulve, teltduge, interiør eller øvrige rekvisitter. Der må kun anvendes malertape eller lignende, som ikke efterlader mærker. Tape fjernes igen efter brug.
Søm, skruer og kroge
Det er ikke tilladt at slå søm, skrue skruer eller montere kroge i vægge, gulve eller lofter.
Allergener
Køkkenet tager gerne hensyn til allergener. Oplysninger om allergener sendes til køkkenet senest 14 dage inden arrangementets start.
Sko indendørs
Udendørs sko er som udgangspunkt tilladt indendørs, medmindre andet er angivet.
Ved brug af centerets dansegulv i et rum er udendørs sko ikke tilladt.
Musik
Musik begrænses så vidt muligt udendørs og i telte af hensyn til naboer.
Ved høj musik indendørs holdes vinduer og yderdøre lukkede.
Klokken 22 sænkes lydniveauet. Senest klokken 23 slukkes der for al musik.
Ved særlige lejligheder kan der indgås skriftlig aftale om udvidet musikramme frem til klokken 02.00. Udvidelsen gælder indendørs i stueetagen og forudsætter, at de aftalte rammer overholdes.
Skader og oprydning
Lejer har ansvar for de lokaler og områder, der stilles til rådighed under arrangementet, både inde og ude, herunder bygninger, inventar, teknisk udstyr, telte og udendørsarealer.
Ved brug af centeret vil der naturligt opstå almindelig slitage.
Dette er en del af livet på stedet og dækkes af Tranekaer Center.
Som almindelig slitage betragtes f.eks.:
Let slid på gulve, møbler og tekstiler
Mindre mærker fra almindelig brug
Naturlig brug af faciliteter og udstyr
Skader, som går ud over almindelig slitage, erstattes af lejer.
Eventuelle skader, der opstår under arrangementet og som er forvoldt af lejer eller personer, der opholder sig på stedet i forbindelse med arrangementet på lejers foranledning, faktureres lejer til den fulde omkostning for reparation eller genanskaffelse. Dette omfatter ikke forhold, der kan henføres til Tranekaer Centers eget personale eller forhold uden for lejers kontrol.
Dette gælder f.eks.:
Ødelagte vinduer, døre eller inventar
Skader på teknisk udstyr
Pletter, huller eller ødelæggelser på tekstiler og møbler
Skader som følge af uforsvarlig brug eller manglende opsyn
Lejer er forpligtet til straks at oplyse Tranekaer Center om eventuelle skader, så vi sammen kan finde en god løsning.
Lejer er ansvarlig for at have relevant ansvarsforsikring. Ved arrangementer med professionelle leverandører forudsættes det, at disse ligeledes er behørigt forsikrede. Ved større skader kan der kræves dokumentation via lejers ansvarsforsikring.
Som udgangspunkt afleveres lokaler og områder i samme stand som ved modtagelse. Det indebærer, at der ryddes op, personlige effekter fjernes, og inventar sættes tilbage på sin oprindelige plads, medmindre andet er aftalt på forhånd.
Ved leje af køkkenfaciliteter, hvor lejer selv står for madlavning og forplejning, afleveres køkkenet i samme stand som ved modtagelse. Alt service, køkkenudstyr og arbejdsflader vaskes op og rengøres efter brug. Affald håndteres i henhold til centerets anvisninger, og inventar samt udstyr sættes tilbage på sin oprindelige plads.
Såfremt der efter arrangementet kræves ekstraordinær rengøring eller oprydning, faktureres dette med 400 kr. pr. time + moms.
Myndighedskrav, støj og force majeure
Lejer er ansvarlig for, at arrangementet gennemføres i overensstemmelse med gældende lovgivning og offentlige myndighedskrav, herunder regler vedrørende brand, sikkerhed, kapacitet og støj.
Arrangementer, hvor deltagerantallet overstiger gældende myndighedsgrænser, kræver forudgående skriftlig godkendelse fra Tranekaer Center samt dokumentation for nødvendige tilladelser.
Eventuelle påbud eller bøder som følge af forhold, der kan henføres til lejers arrangement, påhviler lejer.
Tranekaer Center kan ikke holdes ansvarlig for manglende opfyldelse af aftalen som følge af force majeure, herunder brand, storm, oversvømmelse, myndighedspåbud, strømsvigt eller andre uforudsigelige forhold uden for centerets kontrol.
Deltagerbetingelser
På linket herunder findes vores generelle deltagerbetingelser, som også bør læses.
ASSISTENT
Vi anbefaler at medbringe en assistent til at hjælpe dig med forberedelser inden deltagerne ankommer. Som f.eks. at bære yoga måtter, madrasser, backjack stole, ekstra lydsystemer eller andet du ønsker at benytte fra depotet og ind i workshop rummet.
Samt til at klare de forskellige praktiske opgaver der kommer løbende. Som f.eks. at ringe deltagerne ind 5 minutter inden workshops starter, feje salen, tænde varmen i teltet/saunaen, stå for isbadet, tager SoMe fotos, stå for bålpladsen, kommunikere med køkkenet og centeret, dekoration af workshop rum, lukke teltet om aftenen, etc. Så du kan fokusere på din undervisning.
Denne kan f.eks. være en deltager du kender i forvejen, som måske betaler 50% af billetprisen.
Vi anbefaler desuden at integrere deltagere ved kurser, med simple opgaver mens de er på stedet - som f.eks. at hjælpe i køkkenet med opvasken, eller de nævnte emner ovenfor. Noget enkel som hver har et ansvar for i løbet af dagen. Så alle er med til at skabe kurset og oplevelsen sammen. Det giver ofte et andet engagement fra deltagerne.
Undervisere & Behandlere
På linkene her kan du se de undervisere og behandlere som vi har tilknyttet centeret. Disse kan bookes ind til dit arrangement, hvis du ønsker nogle andre til at holde rum, supplere undervisningen tage gruppen med rundt i området i pausen eller tilbyde behandlinger under opholdet.
